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          淺談企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限編制方法

          2020年12月7日

          201212月,國家檔案局印發了《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》(國家檔案局令第10號,以下簡稱10號令)。20134月又下發了《關于貫徹實施<企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定>的通知》,要求各企業用3年的時間完成本企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表(以下簡稱“保管期限表”)的編制,這是貫徹實施10號令的關鍵和重要環節。國家檔案局從2013年開始已著手中央管理企業管理類保管期限表的編制指導與審核工作。截止到2014年底,共完成20家中央管理企業管理類保管期限表的審核批準。但在指導與審核過程中發現,不少企業仍未很好掌握編制保管期限表的正確方法和技巧,至使編制出的管理類檔案保管期限表質量不高。本文就企業如何開展文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表的編制工作中存在問題和管理類檔案保管期限表編制過程進行討論,以供大家參考。

          一、檔案保管期表編制中普遍存在的問題及原因分析

          (一)檔案保管期表編制中普遍存在的問題

          根據前期業務指導和審核情況總結,企業在編制檔案保管期限表主要存在以下問題:

          第一,文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表遺漏重要文件材料。許多應納入歸檔范圍的重要文件材料沒寫入保管期限表中,尤其是一些新業務產生的文件材料和非紅頭文件容易遺漏。

          第二,文件材料保管期限不合理。該定為永久保管的檔案定為30年或10年,該定為30年定為10年。

          第三,表述太籠統。文件材料內容條目過多使用模糊語言,過多使用“重要的”、“一般的”等用語,至使保管期限表對鑒定業務起不到應有的指導作用。

          第四,表述不準確。文件材料內容使用的詞語易引起歧義,同一含義內容前后使用不一致詞語,或是不使用標準化用語。

          第五,文件材料內容重復、交叉現象嚴重。同一層次文件材料分類原則不一致,文件材料內容邏輯混亂,同一內容多次反復出現。

          (二)原因分析

          企業在檔案保管期限表編制過程中造成上述問題的原因主要有:保管期限表編制沒有嚴格按照機構設置及職責說明來進行,照抄照搬10號令或照抄搬其他企業保管期限表,更有甚者將企業原有保管期限表進行翻版后直接報審。有的單位檔案部門沒有處理好業務部門的作用,在保管期限表編制過程中要么完全由檔案部門大包大攬,要么完全聽由業務部門決定,檔案部門不主動作為。有的單位編制人員沒有完全吃透10號令的精神,或是沒有掌握歸檔范圍和保管期限表的編制要求。正是上述原因導致文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表編制質量不高。

          二、文件材料歸檔范圍和管理類檔案保管期限表編制流程

          企業在文件材料歸檔范圍和管理類檔案保管期限表編制過程中應遵循以下五個步驟。

          第一步:部門職責分析,確定管理類檔案保管期限表框架結構。

          第二步:各部門業務流程梳理,依據業務流程、法律法規和范性文件提出記錄保存要求,初步形成部門文件材料歸檔范圍和管理類檔案保管期限表。

          第三步:檔案部門匯總各部門文件材料歸檔范圍和管理類保管期限表,形成企業文件材料歸檔范圍和管理類保管期限表初稿。在這個過程中,檔案部門可進行必要的修改。

          第四步:將文件材料歸檔范圍和管理類保管期限表初稿下發各部門征求意見,各部門可通過互相借鑒觸發修改需求,補充有關內容。

          第五步:檔案部門逐一與各部門討論確定文件歸檔范圍和管理類檔案保管期限表,形成定稿。

          三、文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表編制準備工作

          文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表編制除需要按照一定的步驟進行外,還要做好編制前的準備工作,這些準備工作主要如下3個方面。

          (一)做好編制的組織工作

          文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表編制工作不僅僅是檔案部門的事,也是業務部門的事,需要充分發揮業務部門作用。業務部門在梳理文件材料內容,確定檔案保管期限過程中常常發揮著重要的作用,編制過程中應充分吸收業務部門人員參與。有條件的企業應成立文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表編制領導小組和編制辦公室或工作小組。領導小組由分管檔案工作的企業負責人任組長,檔案部門負責人任副組長,職能部門負責人、業務部門負責人任成員。領導小組負責批準文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表編制工作計劃,審定文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表,協調編制工作中的重大事項;如有下屬單位,領導小組還負責所屬單位文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表的審查。

          編制辦公室或工作小組由檔案部門、職能部門、業務部門人員組成;職責是:制定文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表編制工作計劃;具體組織文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表編制工作;起草文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表;負責文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表的宣貫;如有下屬單位還應負責指導所屬企業開展文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表的編制工作。

          (二)科學制定保管期限表的編制計劃和10號令的宣貫培訓

          合理地安排文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表起草、修改、下發、宣貫等階段的各項工作;要將每一項工作落實到人,并有明確的時間節點和工作成果形式;制定工作計劃時同步制定預算;要特別注意,不僅要編制管理類文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表,還要同時編制和修訂其他各類文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表,如產生產和服務提供、科研、重大建設項目等等。

          要及時開展10號令的宣貫與培訓,培訓人員包括編制領導小組成員、編制小組組成人員和下屬單位有關人員。要讓有關人員了解10號令的精神實質和文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表編制要求和方法。

          (三)做好調研、職能分析和資料收集

          通過調研了解掌握本企業組織機構架構和其職責。通過職能分析摸清本企業的活動特點,摸清產品和業務組成,梳理出產品和業務從設計研發、生產,銷售和售后服務等的流程。文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表編制前還要進行資料收集,特別是要收集除國家檔案法律法規和規范性文件以外的,與本企業業務活動有關的法律法規和國家下發的規范性文件,了解國家其他行政管理部門對本企業檔案和有關業務形成記錄的保存要求。如《中華人民共和國商業銀行法》就對商業銀行的信貸檔案管理工作提出了要求。這些法律法規和規范性文件對記錄和檔案管理要求如果有超出10號令或有關檔案法律法規和規范性文件要求的,應在本企業的文件材料歸檔范圍和管理類檔案保管期限表中予以體現。

          四、正確發揮業務部門的作用

          文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表編制過程中,檔案部門一方面不要大包大攬,不吸收業務部門參與,同時也要切忌唯業務部門馬首是瞻的作法。一是要發揮業務部門在梳理文件材料內容方面的作用。具體作法可以設計一張文件材料內容調查表,由業務部門各崗位人員進行填寫,填寫內容應包括文件材料名稱、產生業務、用途、發放范圍、存儲格式、載體形式、簽署過程、傳遞方式、內容提要等。二是充分發揮業務在初步確定檔案保管期限中的建議作用,有時業務部門對檔案保管期限的確定根據是檔案部門所不能掌握的。三是要充分發揮檔案部門的檔案專業作用,對業務部門提出的意見和建議作好把關,最終從檔案專業角度確定采納與否。對于業務部門提出的縮小歸檔范圍和縮短保管期限的建議應謹慎處理。


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